Lignes directrices sur les dépenses admissibles aux fins des accords de financement du Programme de promotion de la femme

1. Objectif

Les présentes lignes directrices visent à préciser quelles dépenses sont admissibles dans le cadre du Programme de promotion de la femme et à indiquer le niveau de détail requis pour un budget dans une demande de financement.

2. Dépenses admissibles

On entend par « dépenses directes d'exécution » les dépenses qui ont trait à la mise en œuvre d'un projet et qui peuvent être facilement retracées jusqu'à lui.

On reconnaît que les dépenses indirectes ou dépenses administratives constituent un élément nécessaire des opérations d'un organisme. À ce titre, elles sont donc admissibles. Les dépenses administratives sont définies comme les dépenses qui permettent à l’organisme de remplir ses fonctions administratives générales et de soutenir les activités du projet. Ces frais ne doivent pas dépasser 20 % du montant demandé à Condition féminine Canada pour les dépenses directes d’exécution. Voici quelques exemples de frais d'administration admissibles : les salaires et les avantages sociaux du personnel responsable de l'administration ou de la supervision, les honoraires (p. ex., les frais de comptabilité), l'équipement de bureau (p. ex., les photocopieurs et le matériel informatique), les frais d'affranchissement, les téléphones, ainsi que l'entretien de la technologie de l'information et les frais connexes.

Voici les dépenses admissibles et non admissibles :

Catégorie de dépenses

Description

Type de dépenses

Déplacements

Sont admissibles :

Les frais de déplacement, par voie terrestre ou aérienne, de personnel salarié ou contractuel, de bénévoles et de personnes-ressources dans le cadre d'activités liées au projet à l'intérieur du Canada. Le coût des repas et de l'hébergement pendant les déplacements constitue également une dépense admissible.

Incluez les frais de transport locaux des participantes et participants (p. ex. les billets d'autobus) dans cette catégorie.

Les frais de déplacement doivent respecter les taux établis pour les fonctionnaires dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (http://www.njc-cnm.gc.ca/directive/index.php?did=10&lang=fra&merge=2).

Les frais de déplacement à l'extérieur du Canada pour des activités qui sont liées à l'Organisation des Nations Unies (ONU) ou à la Convention sur l'élimination de toutes les formes de discrimination à l'égard des femmes sont admissibles.

Les coûts d’intégration qui comprennent uniquement les frais de garde de personnes à charge/d'enfants ainsi que les frais nécessaires à la participation des personnes handicapées sont admissibles.

Ne sont pas admissibles :

Les frais de déplacement et les autres dépenses encourues à l'extérieur du Canada qui ne sont pas liés à l'ONU ni à la Convention.

Dépenses directes d'exécution.

Salaires et avantages sociaux

Sont admissibles :

Des salaires peuvent être payés pour un travail directement lié au projet (p. ex., la gestion du projet).

Quand un salaire est versé, les avantages sociaux constituent une dépense admissible.

Les salaires doivent respecter les taux de rémunération ayant cours localement pour un travail équivalent.

Les taux des avantages sociaux doivent respecter les taux ayant cours localement pour des types de travail équivalents.

Ne sont pas admissibles :

Les salaires et les avantages sociaux des membres d'un conseil d'administration.

La rémunération au rendement (prime), les allocations de fin d'emploi (indemnité de départ), les congés de maladie de longue durée et les congés de maternité.

Dépenses directes d'exécution.

Sont admissibles :

Les salaires et les avantages sociaux du personnel de gestion et de soutien (p. ex., directrice générale) sont admissibles.

Ne sont pas admissibles :

Les salaires et les avantages sociaux des membres d'un conseil d'administration.

Dépenses administratives.

Indemnités et honoraires

Sont admissibles :

Les services professionnels d'une personne (qui ne fait pas partie de l'organisme demandeur) ou d'une compagnie possédant le savoir-faire nécessaire à la réalisation d'activités particulières d'un projet (p. ex., la traduction).

Les honoraires sont des paiements versés à une personne pour avoir effectué une tâche particulière ou pour avoir contribué par ses connaissances au projet. C'est une dépense admissible.

Ne sont pas admissibles :

Les indemnités versées aux membres d’un conseil d'administration.

Les indemnités versées à des participantes ou participants ne sont pas des dépenses admissibles, à moins que ceux-ci ne jouent un rôle majeur dans le projet (p. ex. : si une participante agit comme mentore ou si un participant anime).

Dépenses directes d'exécution.

Sont admissibles :

Les honoraires afférents à toutes les activités du projet, telles que la tenue des livres, la comptabilité et l'audit (vérification), de même que les services généraux en matière de TI.

Ne sont pas admissible :

Les indemnités versées aux membres d’un conseil d'administration.

Dépenses administratives.

Fournitures et approvision-nements

Sont admissibles :

Les fournitures et les approvisionnements généraux de bureau, tels que les frais d'affranchissement, de photocopie ou d'impression, le matériel documentaire, le papier, les cartouches d'imprimante, les cartouches de télécopieur, etc., qui ne sont pas directement imputables à des activités précises du projet.

Dépenses directes d'exécution.

Sont admissibles :

Les fournitures et les approvisionnements généraux de bureau, tels que les frais d'affranchissement, de photocopie ou d'impression, le matériel documentaire, le papier, les cartouches d'imprimante, les cartouches de télécopieur, etc., qui ne peuvent pas être directement imputées à des activités précises du projet, sont également admissibles.

Dépenses administratives.

Locaux

Sont admissibles :

La location journalière de locaux pour y tenir les activités du projet (p. ex., une salle pour les ateliers) est admissible.

Dépenses directes d'exécution.

Sont admissibles :

Les frais liés aux locaux à bureaux sont admissibles. Ils comprennent aussi la part correspondante des services publics, tels que l'électricité et le chauffage.

Ne sont pas admissibles :

Les dépenses en capital, telles que le terrain, les bâtiments, les véhicules et autres dépenses importantes en immobilisations.

Dépenses administratives.

Équipement de bureau

Sont admissibles :

La location ou l'achat d'équipement de bureau, tel que les ordinateurs, les imprimantes, les télécopieurs et les photocopieuses, lorsque nécessaire pour réaliser le projet.

Les frais d'Internet et de téléphonie.

L'achat de mobilier de bureau et d'autre équipement de bureau. De telles dépenses doivent se limiter aux articles dont l'organisme a besoin pour mener le projet à terme et qu'il ne possède pas déjà.

Dépenses administratives.

Publicité et promotion

Sont admissibles :

Les frais liés à la conception, à la production et à l'impression des brochures et des affiches, ainsi que l'achat d'espaces publicitaires, dans le but de promouvoir le projet et ses activités.

Les frais pour la mise à jour ou la création du site Web de l'organisme sont admissibles, dans la mesure où le contenu a trait au projet.

La production de films, de vidéos et d'émissions de radio ou de télévision lorsque celle-ci fait partie intégrante du plan d'action global visant à atteindre les objectifs du projet.

Dépenses directes d'exécution.

 

 

 

Ne sont pas admissible :
La promotion du projet faite dans le cadre des publications courantes de l’organisme, telles que des bulletins, des magazines, des revues.

Dépenses administratives

Autre

Sont admissibles :

Les coûts d’intégration qui comprennent uniquement les frais de garde de personnes à charge/d'enfants ainsi que les frais nécessaires à la participation des personnes handicapées.

Les frais nécessaires à la participation des personnes handicapées.

Les dépenses admissibles qui ne sont pas incluses dans d'autres postes budgétaires, par exemple les rafraîchissements et les repas servis durant les activités principales du projet.

Dépenses directes d'exécution.

Remarques :

  • Le coût maximal des salaires, des indemnités et des loyers sera évalué en fonction des normes locales et d'autres normes pertinentes.
  • L’achat d'alcool ne constitue pas une dépense admissible. Il ne faut pas inclure d'alcool dans les frais de déplacement ou les coûts des rafraîchissements et services traiteurs.
  • Les frais encourus avant que la ministre de la Condition féminine ne prenne une décision concernant le financement ne sont pas admissibles.

3. Niveau de détails requis pour chaque catégorie de dépenses

Catégorie de dépenses

Niveau de détail exigé dans la description

Exemple du niveau de détail à présenter à CFC

Déplacements

Il faudra que la description mentionne ce qui suit :

  • QUI se déplacera (p. ex., le personnel, les participantes, la consultante)
  • Les coûts de déplacements reliés à cette personne (incluant les moyens de transport utilisés)

 

  • Si possible, mentionner le lieu de départ et le lieu d’arrivée
  • La fréquence des déplacements

Coordonnatrice de projet :

  • 3 déplacements (Ottawa-Montréal) pour ateliers, billet de train : 114 $ X 3 ateliers = 342 $
  • Frais de déplacement (3 X 90 $) = 270 $

Coûts totaux : 342 $ + 270 $ = 612 $

Participantes :

  • Déplacements en autobus des participantes à 3 ateliers : 50 $ X 32 participantes = 1 600 $ X 3 ateliers = 4 800 $
  • Frais de déplacement (90 $ x 32 participantes = 1600 $ X 3 activités) = 8 640 $

Coûts totaux : 4 800 $ + 8 640 $ = 13 400 $

Consultante:

  • 1 déplacement (Edmonton-Calgary) : 350 $ (avion) + 541 $ (frais de déplacement) + 400 $ (hébergement) = 1 291 $

Coûts totaux : 350 $ + 541 $ + 400 $ = 1 291 $

Coûts totaux : 15 343 $

Salaires et avantages sociaux

Cette catégorie devrait mentionner ce qui suit :

  • Le nombre de personnes qui travailleront au projet
  • Le taux horaire ou annuel de rémunération
  • Le temps que le personnel consacrera au projet
  • 1 coordonnatrice du projet : 20 % de son temps consacré au projet
  • Salaire : 60 000 $/année X 20 % X 3 ans = 36 000 $
  • 2 Agentes de projet : 50 % de leur temps consacré au projet
  • Salaire : 45 000 $/année X 50% X 3 ans X 2 agentes = 135 000 $

Salaires totaux : 36 000 $ + 135 000 $ = 171 000 $

Indemnités et honoraires

  • Indiquer pour chaque personne :
    • Le taux horaire ou le taux fixe
    • Le titre de la fonction de la personne
    • Le coût associé au projet
  • Facilitation : 420 $
  • Interprétation : 1 050 $
  • Consultante ou consultant : 3 000 $
  • Traduction : 1 000 $

Coût total : 5 470 $

Fournitures et approvision-nements

  • Indiquer les items qui seront achetés
  • Impression : 500 $
  • Fournitures pour participantes : 400 $

Coût total : 900 $

Locaux

  • Indique les frais de location à la journée et tous les frais s’y rattachant
  • Location de la salle pour les activités
    • Espace locatif + 500 $ + équipements audiovisuel 400 $

Coût total : 900 $

Équipement de bureau

 Indiquer :

  • L’article acheté
  • Son nombre
  • Son prix unitaire
  • Achat de 3 ordinateurs portatifs: 3 X 800 $

Coût total : 2 400 $

Publicité et promotion

  • Indiquer le type de promotion utilisé pour le projet (brochures, affiches, dépliants, etc.)
  • Indiquer le coût unitaire (si possible) relié aux articles promotionnels utilisés
  • Indiquer le nombre d’articles qui seront utilisés
  • Brochures : 1 000 $
  • Affiches : 1 000 $
  • Espace publicitaire : 360 $
  • Honoraires pour la conception d’un portail : 2 000 $

Coût total : 4 360 $

Autre

  • Indiquer le type de dépense
  • S’il s’agit de rafraîchissements, indiquer :
    • le nombre de rencontres
    • Qui participera et combien de personnes en bénéficieront
  • Si c’est pour des frais d’intégration, il faudra indiquer :
  • Le nombre de personnes qui s’occuperont des personnes à charges (incluant la garde d’enfants) ou le nombre de personnes qui accompagneront les personnes handicapées
  • Le nombre de jours
  • Les frais reliés aux personnes qui accompagneront les personnes handicapées.
  • Si c’est pour la location d’équipements spécialisés pour les personnes handicapées, il faudra indiquer le type d’équipement, leur quantité et leur prix unitaire
  • Rafraîchissements pour le groupe de travail : 600 $ X 3 ateliers = 1 800 $
  • Frais d’intégration : 4 500 $

Coût total : 6 300 $

Administration

  • Au niveau des salaires, des indemnités et honoraires, indiquer le pourcentage ou le temps que l’administration générale allouera au projet
  • Pour l’espace, indiquer le pourcentage de temps qui sera alloué au projet et imputer cette portion du coût aux frais d’administration
  • Direction générale :10 % x 65 000 $ x 1,5 an (durée du projet) = 9 750 $
  • Local : 10 % x 45 000 $ x 1,5 (durée du projet) = 6 750 $
  • Fourniture de bureau : 1 000 $
  • Loyer : 10 % X 1 500 $/mois X mois = 2 700 $

Coût total : 20 200 $

 

4. Exemple d’un budget à présenter à CFC

Catégorie de dépenses

Description détaillée

Montant demandé à CFC

ACTIVITÉ A : STRATÉGIE D’ENGAGEMENT

Déplacements

Déplacement de participantes : 20 personnes

  • Transport : 70 $
  • Frais d’hébergement : 310 $
  • Coût : 380 $ X 20 participantes

TOTAL = 7 600 $

Coordonnatrice ou coordonnateur de projet:

  • Transport (Edmonton-Vancouver) : 450 $
  • Frais de déplacement : 900$
  • Frais d’hébergement : 810 $

TOTAL = 2 160 $

Agente ou agent de projet :

  • Transport (Edmonton-Vancouver) : 450 $
  • Frais de déplacement : 900 $
  • Frais d’hébergement : 810 $

TOTAL = 2 160 $

11 920 $

Salaires et avantages sociaux

Coordonnatrice ou coordonnateur de projet :

  • 45 000 $ X 1,5 an = 67 500 $

 Agente ou agent de projet :

  • 30 000 $ X 1,5 an X 50 % = 22 500 $

90 000 $

Indémintés et honoraires

Facilitation : 1 400 $

1 400 $

Fournitures et approvisionnements

SO

Publicité et promotion

SO

Autre

Rafraîchissements : 920 $

920 $

TOTAL - Activité A

104 240 $

 DÉPENSES ADMINISTRATIVES (jusqu’à concurrence de 20 % des fonds demandés à CFC)

Comptabilité, maintenance informatique, équipement de bureau, personnel d’administration

20 848 $

TOTAL- dépenses administratives

20 848 $

Les dépenses administratives ne doivent pas dépasser 20 % du montant total des dépenses directes d’exécution demandé à CFC selon les critères de financement. Dans cet exemple, les dépenses administratives pourraient aller jusqu’à un maximum de 20 848 $ (104 240 X 20%).