Planification et rapports

Rapport annuel au parlement
2011–2012
Loi sur l'accès à l'information

Table des matières

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information a été promulguée le 1er juillet 1983. Cette loi donne à toutes les personnes physiques et morales au Canada le droit d'accès aux renseignements contenus dans les documents du gouvernement, sous réserve d'un nombre limité d'exceptions précises.

L'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information exige que chaque institution gouvernementale rédige et soumette au Parlement un rapport annuel sur l'application interne de la Loi durant chaque exercice.

Le présent rapport décrit l'administration du programme d'accès à l'information de Condition féminine Canada au cours de l'exercice 2011-2012.

Partie I : Renseignements généraux

Condition féminine Canada

Condition féminine Canada (CFC) a pour mandat de « coordonner les politiques relatives à la situation de la femme et de gérer les programmes qui s'y rapportent ». Ce mandat est énoncé dans le décret en conseil 1976-77 et la Loi sur les crédits 1976-77.

La vision de Condition féminine Canada (CFC) est celle d'un Canada où l'égalité entre les femmes et les hommes est une réalité dans tous les aspects de la vie.

La mission de l'organisme est d'œuvrer, comme chef de file et partenaire, à l'avancement de l'égalité entre les sexes et à une plus grande participation des femmes; par des conseils spécialisés, de faciliter l'intégration des considérations liées à l'égalité, de manière à permettre la formulation de politiques et de programmes optimaux pour l'ensemble de la population canadienne; de soutenir des interventions et des innovations qui mèneront à l'égalité partout au Canada.

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels relève de la directrice générale des Communications et des affaires publiques. Ce bureau, composé de deux équivalents temps plein (ETP), coordonne toutes les activités de CFC, tant à l'administration centrale que dans ses bureaux régionaux, qui sont liées aux lois sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels.

Activités d'accès à l'information

La coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels est responsable de tous les aspects de la prestation du programme, ce qui inclut :

  • Assurer le traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information;
  • Agir en tant que porte-parole de l'organisme auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, du Commissariat à l'information ainsi que d'autres ministères et organismes gouvernementaux en ce qui concerne l'application de la Loi, dans la mesure où l'organisme est concerné;
  • Répondre aux demandes de consultation présentées par d'autres institutions fédérales au sujet de documents de Condition féminine Canada contenus dans leurs dossiers;
  • Préparer le rapport annuel au Parlement et d'autres rapports prévus par la Loi ainsi que tout autre document susceptible d'être requis;
  • Revoir et approuver les collectes de renseignements, conformément à la politique gouvernementale en la matière;
  • Élaborer des politiques, procédures et lignes directrices pour la mise en œuvre harmonieuse de la Loi;
  • Faire connaître la Loi de manière à ce que les obligations qui en découlent soient respectées au sein de l'organisation;
  • Veiller à ce que l'organisme remplisse ses obligations par rapport à la Loi.

Mise en œuvre des activités et questions administratives

Délégation des pouvoirs

Les dernières modifications apportées à l'arrêté de délégation de pouvoir remontent à juin 2011. La coordonnatrice et chef d'organisme ainsi que la directrice générale des Communications et des affaires publiques disposent de tous les pouvoirs, tandis que la coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements privés (AIPRP) a reçu de la ministre de Condition féminine des pouvoirs partiels pour l'application des deux lois et la prise de décisions les concernant (l'annexe A décrit plus en détail les pouvoirs délégués).

Dépenses salariales et administratives

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels comptait deux employées à temps plein, chargées de l'application des lois sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels ainsi que de fonctions connexes. Le niveau des ressources consacrées au bureau est réévalué sur une base régulière.

Le montant total alloué par l'organisme pour la coordination centrale des activités liées à l'application de la Loi sur l'accès à l'information s'élevait à 235 267,68 $ (soit 207 999,29 $ pour les dépenses salariales[1] et 27 268,37 $ pour les frais administratifs).

Salle de lecture

Au besoin, on peut avoir accès à une salle de lecture au bureau national de CFC. Si une salle de lecture s'avère nécessaire ailleurs, les bureaux régionaux de l'organisme se trouvant dans certaines régions du Canada feront le nécessaire.

Collecte des données

C'est à la coordonnatrice de l'AIPRP qu'il revient de coordonner la collecte de nouvelles données par l'organisme. On s'assure ainsi que ces activités sont conformes à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, tout comme la création, au besoin, de nouveaux fichiers de renseignements personnels ou de dossiers de programme.

Annexe A : Arrêté de délégation

En vertu de l'article 73 de le Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, la ministre de la Condition féminine délègue aux titulaires des postes mentionnés aux annexes ci-après ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investie par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Daté ce 23e jour de juin 2011 et signé par Rona Ambrose
L'honorable Rona Ambrose, c.p., députée

Article ou paragr. Pouvoirs, fonctions et attributions Coordonnatrice et chef d'organisme Directrice générale Communications et affaires publiques Coordonnatrice
AIPRP
7(a) Réponse à une demande de communication X X X
8(1) Transmission de la demande X X X
9 Prorogation du délai X X X
11(2), (3), (4), (5), (6) Frais additionnels de traitement X X X
12(2) Langue de la communication X X X
12(3) Communication sur un support de substitution X X X
13 Renseignements obtenus à titre confidentiel d'autres gouvernements X X X
14 Affaires fédéro-provinciales X X X
15 Affaires internationales et défense X X X
16 Enquêtes et respect des lois X X  
17 Sécurité des individus X X  
18 Intérêts économiques du Canada X X  
19 Renseignements personnels X X X
20 Renseignements de tiers X X X
21 Avis X X X
22 Examens et vérifications X X X
23 Secret professionnel des avocats X X X
24 Interdictions fondées sur d'autres lois X X X
25 Prélèvements X X X
26 Publication X X X
27(1) et (4) Observations des tiers et décision X X X
28(1)b) Avis écrit au tiers d'une décision quant à la communication des documents contenant des renseignements le concernant X X X
28(2) Autorisation des présentations orales X X X
28(4) Communication des documents suivant l'avis au tiers à moins d'un recours en révision du tiers devant la cour fédérale en vertu de l'article 44 X X X
29(1) Communication suite à une recommandation du Commissaire à l'information X X X
33 Avis au Commissaire à l'information de la participation d'un tiers X X X
35 Droit de présenter des observations X X  
37(4) Communication accordée au plaignant X X X
43(1) Avis au tiers (révision par la cour fédérale) X X X
44(2) Avis à la personne qui a fait la demande (demande de révision par la cour fédérale faite par un tiers) X X X
52(2) et (3) Règles spéciales pour l'audition des causes X X  
69 Documents exclus X X X
71(2) Prélèvement des renseignements visés par une exception des manuels X X X
77 Les responsabilités attribuées au responsable de l'institution par règlement fait en vertu de l'article 77 qui ne sont pas incluses ci‑dessus X X X

Partie II : Rapport sur la Loi sur l'accès à l'information

Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1. Rapport statistique

Le rapport statistique annuel pour l'exercice 2011-2012 figure à la fin de ce chapitre.

2. Interprétation des statistiques
Introduction

Condition féminine Canada a reporté neuf (9) demandes de l'exercice précédent et a reçu seize (16) nouvelles demandes entre le 1er avril 2011 et le 31 mars 2012. De plus, le programme d'AIPRP a reporté une (1) demande de consultation et a reçu treize (13) nouvelles demandes de consultation d'autres organismes fédéraux.

Source des demandes

C'est le public qui a formulé le plus grand nombre de demandes, suivi par les médias. Le tableau qui suit présente une comparaison avec les années précédentes.

  2009-2010 2010-2011 2011-2012
Public 66 % 80 % 69 %
Entreprises 0 % 0 % 6 %
Médias 17 % 16 % 13 %
Organismes 12 % 2 % 6 %
Milieu universitaire 5 % 2 % 6 %
Demandes traitées

Vingt-cinq (25) demandes ont été traitées durant l'exercice visé par le présent rapport, et trois (3) demandes ont été reportées pour traitement en 2012-2013.

Dispositions prises pour les demandes traitées
  Nombre de demandes Pourcentage
Total 23 100 %
Documents entièrement divulgués 5 22 %
Documents divulgués en partie 9 39 %
Aucune communication (exclusions) 0 0 %
Aucune communication
(exemption)
0 0 %
Transmission 0 0 %
Demande impossible à traiter[2] 3 13 %
Abandon de la demande 5 22 %
Demande traitée de manière informelle 1 4 %
Prorogations des délais

Les délais ont été prolongés comme suit pour huit (8) demandes:

Nombre de jours Nombre de demandes
30 jours ou moins 0
31 jours ou plus 8

Les délais ont été prorogés pour huit (8) demandes. Une (1) demande a été prorogée en raison de la nécessité d'effectuer des recherches dans un grand nombre de documents ou d'analyser un grand nombre de documents. Trois (3) demandes ont été prorogées à cause de la nécessité de consulter d'autres organismes gouvernementaux et quatre (4) à cause de la nécessité de consulter des tierces parties.

Délais d'exécution
Délais d'exécution Nombre de demandes Pourcentage
Total 23 100 %
30 jours ou moins 12 52 %
De 31 à 60 jours 3 13 %
De 61 à 120 jours 1 4 %
121 jours ou plus 7 31 %
Méthode d'accès

L'accès aux documents pertinents a été accordé en partie ou en totalité pour treize (13) demandes. Des copies ont été fournies dans tous les cas.

Frais

Les frais nets recueillis se chiffraient à 80 $ et représentent les frais de dossier de seize (16) demandes.

Nous n'avons pas recueilli ni éliminé de frais supplémentaires au cours de l'exercice qui constitueraient des frais de reproduction ou des frais de recherche.

3. Formation en matière d'accès à l'information

CFC a créé plusieurs outils de formation et de référence et a commencé à donner des séances de formation aux membres de son effectif en novembre 2011. Un calendrier de séances supplémentaires a été établi pour 2012-2013.

En 2011-2012, une séance d'information en anglais a été présentée à onze (11) employées et employés.

4. Changements importants touchant l'organisme

Des fonds supplémentaires ont été alloués au cours de l'exercice 2011-2012 afin de retenir les services de personnel de soutien pour aider à traiter l'arriéré de demandes.

CFC continue de revoir et de simplifier le processus d'approbation de la diffusion de l'information demandée en vertu de la Loi.

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels compte deux employées à temps plein.

5. Plaintes

Aucune plaintes concernant le processus de demande d'accès à l'information n'a été présentée au Commissariat à l'information du Canada pour Condition féminine Canada au cours de l'exercice écoulé.

Pour 2010-2011, six (6) plaintes avaient été reçues en tout, dont cinq (5) ont été reportées au présent exercice. Ces cinq (5) plaintes avaient trait au délai de prorogation demandé. Trois (3) ont été résolues et deux (2) ont été attribuées à une enquêteuse ou à un enquêteur en mai 2012.

6. Appels devant les tribunaux

Aucun appel n'a été interjeté devant les tribunaux entre le 1er avril 2011 et le 31 mars 2012.

Rapport statistique annuel en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Nom de l'institution : Condition féminine Canada

Période visée par le rapport : 4/1/2011 au 3/31/2012

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
1.1 Nombre de demandes
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 16
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 9
Total 25
Fermées pendant la période visée par le rapport 23
Reportées à la prochaine période de rapport 2
1.2 Source des demandes
Source Nombre de demandes
Total 16
Médias 2
Secteur universitaire 1
Secteur commercial (secteur privé) 1
Organisme 1
Public 11
Partie 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport
2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Total 9 3 3 1 2 3 2 23
Communication totale 2 0 2 1 0 0 0 5
Communication partielle 1 0 1 0 2 3 2 9
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 2 1 0 0 0 0 0 3
Demande transmise 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 3 2 0 0 0 0 0 5
Traitement informel 1 0 0 0 0 0 0 1
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
13(1)a) 0
13(1)b) 0
13(1)c) 0
13(1)d) 0
13(1)e) 0
14a) 0
14b) 0
15(1) – A.I. 0
15(1) – Déf. 0
15(1) – A.S. 0
16(1)a)(i) 0
16(1)a)(ii) 0
16(1)a)(iii) 0
16(1)b) 0
16(1)c) 0
16(1)d) 0
16(2)a) 0
16(2)b) 0
16(2)c) 0
16(3) 0
16.1(1)a) 0
16.1(1)b) 0
16.1(1)c) 0
16.1(1)d) 0
16.2(1) 0
16.3 0
16.4(1)a) 0
16.4(1)b) 0
16.5 0
17 0
18a) 0
18b) 0
18c) 0
18d) 0
18.1(1)a) 0
18.1(1)b) 0
18.1(1)c) 0
18.1(1)d) 0
19(1) 9
20(1)a) 0
20(1)b) 6
20(1)b.1) 0
20(1)c) 1
20(1)d) 0
20.1 0
20.2 0
20.4 0
21(1)a) 5
21(1)b) 7
21(1)c) 0
21(1)d) 0
22 0
22.1(1) 0
23 0
24(1) 0
26 0
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
68a) 0
68b) 0
68c) 0
68.1 0
68.2a) 0
68.2b) 0
69(1)a) 1
69(1)b) 0
69(1)c) 0
69(1)d) 0
69(1)e) 0
69(1)f) 0
69(1)g) re a) 1
69(1)g) re b) 0
69(1)g) re c) 0
69(1)g) re d) 0
69(1)g) re e) 0
69(1)g) re f) 0
69.1(1) 0
2.4 Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Total 13 0 0
Communication totale 4 0 0
Communication partielle 9 0 0
2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées

Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 190 163 5
Communication partielle 4833 994 9
Tous exemptés 0 0 0
Tous exclus 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 5
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100
pages traitées
101 à 500
pages traitées
501 à 1 000
pages traitées
1 001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Total 12 233 6 798 0 0 1 126 0 0
Communication totale 5 163 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 2 70 6 798 0 0 1 126 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Estimation des frais Avis juridique Autres Total
Total 7 1 0 5 13
Communication totale 2 0 0 2 4
Communication partielle 5 0 0 3 8
Tous exemptés 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 1 0 0 1
2.6 Retards

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes

Nombre de demandes fermées en retard Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
8 4 4 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
Total 4 5 9
1 à 15 jours 1 1 2
16 à 30 jours 1 0 1
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 2 2
121 à 180 jours 0 1 1
181 à 365 jours 1 1 2
Plus de 365 jours 1 0 1
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
Total 0 0 0
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Partie 3 – Prorogations
3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 9(1)a)
Entrave au fonctionnement
9(1)b)
Consultation
9(1)c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
Total 1 1 3 3
Communication totale 0 0 1 1
Communication partielle 1 1 2 2
Tous exemptés 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
3.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 9(1)a)
Entrave au fonctionnement
9(1)b)
Consultation
9(1)c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
Total 1 1 3 3
30 jours ou moins 0 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 1 3
61 à 120 jours 0 0 2 0
121 à 180 jours 0 0 0 0
181 à 365 jours 1 1 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0
Partie 4 – Frais
Type de frais Frais perçus Frais dispensés ou remboursés
Nombre de demandes Montant Nombre de demandes Montant
Total 17 $85 0 $0
Présentation 17 $85 0 $0
Recherche 0 $0 0 $0
Production 0 $0 0 $0
Programmation 0 $0 0 $0
Préparation 0 $0 0 $0
Support de substitution 0 $0 0 $0
Reproduction 0 $0 0 $0
Partie 5 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes
5.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 13 288 0 0
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 1 11 0 0
Total 14 299 0 0
Fermées pendant la période visée par le rapport 14 299 0 0
Reportées à la prochaine période de rapport 0 0 0 0
5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Total 11 3 0 0 0 0 0 14
Communiquer en entier 6 3 0 0 0 0 0 9
Communiquer en partie 3 0 0 0 0 0 0 3
Exempter en entier 1 0 0 0 0 0 0 1
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 1 0 0 0 0 0 0 1
5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommendation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Total 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Partie 6 – Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet
Nombre de jours Nombre de réponses reçues Nombre de réponses reçues après l'échéance
Total 0 1
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 1
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Plus de 365 jours 0 0
Partie 7 – Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information
7.1 Coûts
Dépenses Montant
Total $235,268
Salaires $206,496
Heures supplémentaires $1,503
Biens et services $27,269
  • Marchés de services professionnels
$4,232  
  • Autres
$23,037
7.2 Ressources humaines
Ressources Voués à l'AI à temps plein Voués à l'AI à temps partiel Total
Total 2.16 0.50 2.66
Employés à temps plein 2.00 0.50 2.50
Employés à temps partiel et occasionnels 0.00 0.00 0.00
Employés régionaux 0.00 0.00 0.00
Experts-conseils et personnel d'agence 0.16 0.00 0.16
Étudiants 0.00 0.00 0.00

[1] Répartition des dépenses salariales de 207 999,29 $ : 2,16 ETP pour 12 mois (y compris le coût des heures supplémentaires).

[2] Impossible à traiter
Cette catégorie comprend les demandes faites en vertu d'une loi autre que la Loi sur l'accès à l'information ou la Loi sur la protection des renseignements personnels, les demandes qui ne renferment pas suffisamment de renseignements pour permettre de leur donner suite, les demandes d'accès à l'information qui ne relèvent pas de l'organisme et les demandes concernant des documents dont il n'existe aucune trace.