Planification et rapports

Rapport annuel au parlement
2012-2013
Loi sur la protection des renseignements personnels

Table des matières

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels a été promulguée le 1er juillet 1983.

La Loi sur la protection des renseignements personnels accorde aux particulières et particuliers le droit d'accès aux renseignements qui les concernent. Elle protège également la vie privée en empêchant de tierces personnes d'avoir accès à ces renseignements personnels et donne aux particulières et particuliers un contrôle important sur la collecte et l'utilisation de tels renseignements.

L'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels exige que chaque institution gouvernementale rédige et soumette au Parlement un rapport annuel sur l'application interne de la Loi durant chaque exercice.

Le présent rapport décrit l'administration du programme de protection des renseignements personnels de Condition féminine Canada durant l'exercice 2012-2013

Partie I : Renseignements généraux

Condition féminine Canada

Condition féminine Canada (CFC) a pour mandat de « coordonner les politiques relatives à la situation de la femme et de gérer les programmes qui s’y rapportent ». Ce mandat est énoncé dans le décret en conseil 1976-779 et la Loi sur les crédits 1976-77.

La vision de CFC est celle d’un Canada où l’égalité entre les femmes et les hommes est une réalité dans tous les aspects de la vie.

La mission de l’organisme est d’œuvrer, comme chef de file et partenaire, à l’avancement de l’égalité entre les sexes et à une plus grande participation des femmes; par des conseils spécialisés, de faciliter l’intégration des considérations liées à l’égalité, de manière à permettre la formulation de politiques et de programmes optimaux pour l’ensemble de la population canadienne; de soutenir des interventions et des innovations qui mèneront à l’égalité partout au Canada.

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels relève de la directrice générale des Communications et des affaires publiques de CFC. Ce bureau coordonne toutes les activités de CFC, tant à l’administration centrale que dans ses bureaux régionaux, qui sont liées aux lois sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels.

Activités de la protection des renseignements personnels

La coordonnatrice de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels est responsable de tous les aspects de la prestation du programme, ce qui inclut :

  • Assurer le traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  • Agir en tant que porte-parole de l’organisme auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor et du Commissariat à la protection de la vie privée en ce qui concerne l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans la mesure où l’organisme est concerné;
  • Préparer le rapport annuel au Parlement et d’autres rapports prévus par la Loi ainsi que tout autre document susceptible d’être requis;
  • Revoir et approuver les collectes de renseignements, conformément à la politique gouvernementale en la matière;
  • Élaborer des politiques, procédures et lignes directrices pour la mise en œuvre harmonieuse de la Loi;
  • Faire connaître la Loi de manière à ce que les obligations qui en découlent soient respectées au sein de l’organisation;
  • Veiller à ce que l’organisme remplisse ses obligations en vertu de la Loi;
  • Participer aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et formuler des avis en la matière. 

Mise en œuvre des activités et questions administratives

Délégation des pouvoirs

Les dernières modifications apportées à l’arrêté de délégation de pouvoir remontent à juin 2011. La coordonnatrice et chef d’organisme ainsi que la directrice générale des Communications et des affaires publiques disposent de tous les pouvoirs, tandis que la coordonnatrice de l’accès à l’information et de la protection des renseignements privés (AIPRP) a reçu de la ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux et ministre de la Condition féminine des pouvoirs partiels pour l’application des deux lois et la prise de décisions les concernant (l’annexe A décrit plus en détail les pouvoirs délégués).

Dépenses salariales et administratives

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels comptait deux employées à temps plein, chargées de l’application des lois sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels ainsi que de fonctions connexes. Le niveau des ressources consacrées au bureau est réévalué régulièrement.

Le montant total alloué par l’organisme pour la coordination centrale des activités liées à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels s’élevait à 0,00 $. Il n’y a eu aucune dépense salariale et aucun montant n’a été engagé pour les frais administratifs.

Salle de lecture

Au besoin, on peut avoir accès à une salle de lecture au bureau national de CFC. Si une salle de lecture s’avère nécessaire ailleurs, les bureaux régionaux de l’organisme se trouvant dans certaines régions du Canada feront le nécessaire.

Collecte des données

C’est à la coordonnatrice de l’AIPRP qu’il revient de coordonner toute nouvelle collecte de données entreprise par l’organisme. On s’assure ainsi que ces activités sont conformes à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, et que les nouveaux fichiers de renseignements personnels ou dossiers de programme nécessaires sont créés.

Annexe A : Arrêté de délégation

En vertu de l'article 73 de le Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, la ministre de la Condition féminine délègue aux titulaires des postes mentionnés aux annexes ci-après ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investie par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Daté ce 29e jour de juillet 2013 et signé par l'honorable Dre Kellie Leitch, C.P., députée
L'honorable Dre Kellie Leitch, C.P., députée

Article ou paragr.  Pouvoirs, fonctions et attributions Coordonnatrice et chef d'organisme Coordonnatrice
AIPRP
7(a) Réponse à une demanded de communication X X
8(1) Transmission de la demande X X
9 Prorogration du délai X X
11(2), (3), (4), (5), (6) Frais additionnels de traitement X X
12(2) :angue de la communication X X
12(3) Communication sur un support de substitution X X
13 Renseignements obtenus à titre confidentiel d'autres gouvernements X X
14 Affaires fédérales-provinciales X X
15 Affaires internationales et défense X X
16 Enquêtes et respect des lois X  
17 Sécurité des individus X  
18 Intérêts économiques du Canada X  
19 Renseignements personnels X X
20 Renseignements de tiers X X
21 Avis X X
22 Examens et vérifications X X
23 Secret professionnel des avocats X X
24 Interdictions fondées sur d'autres lois X X
25 Prélèvements X X
26 Publication X X
27(1) et (4) Observations des tiers et décision X X
28(1)b) Avis écrit au tiers d'une décision quant à la communication des documents contenant des renseignements le concernant X X
28(2) Autorisation des présentations orales X X
28(4) Communication des documents suivant l'avis au tiers à moins d'un recours en révisions du tiers devant la cour fédérale en vertu de l'article 44 X X
29(1) Communication suite à une recommandation du Commissiare à l'information X X
33 Avis au Commissaire à l'information de la participation d'un tiers X X
35 Droit de présenter des observations X X
37(4) Communication accordée au plaignant X X
43(1) Avis au tiers révision par la cour fédérales) X X
44(2) Avis à la personne qui a fait la demande (demande de révision par la cour fédérale faite par un tiers) X X
52(2) et (3) Demander et obtenir le droit de présenter des arguments lors des auditions en vertu de l'article 51 X  
69 Documents exclus X X
71(2) Prélèvement des resneignements visés par une exception des manuels X X
77 Les responsabilités attribuées au responsable de l'institution par règlement fait en vertu de l'article 77 qui ne sont pas incluses ci-dessus X X

Partie II : Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Demandes en vertu de la loi sur la protection des renseignements personnels

1. Rapport statistique

Le rapport statistique annuel pour l'exercice 2012-2013 figure à la fin de ce chapitre.

2. Interprétation des statistiques

Entre le 1er avril 2012 et le 31 mars 2013, CFC n’a reçu aucune demande d’accès aux renseignements personnels.

Introduction

Condition féminine Canada a reporté trois (3) demandes de l’exercice précédent et a reçu trente-sept (37) nouvelles demandes entre le 1er avril 2012 et le 31 mars 2013. De plus, le programme d’AIPRP a reçu vingt-trois (23) nouvelles demandes de consultation d’autres organismes fédéraux.

Source des demandes

C’est le public qui a formulé le plus grand nombre de demandes, suivi par les médias. Le tableau qui suit en donne la ventilation et la compare aux exercices précédents.

  2010-2011 2011-2012 2012-2013
 Public 80 % 69 % 73 %
Entreprises 0 % 6 % 0 %
 Médias 16 % 13 % 11 %
 Organismes 2 % 6 % 2 %
 Milieu universitaire 2 % 6 % 14 %

Demandes traitées

Trente-sept (37) demandes ont été traitées durant l’exercice visé par le présent rapport, et trois (3) demandes ont été reportées pour traitement en 2013‑2014.

Dispositions prises pour les demandes traitées

 

Nombre de demandes

Pourcentage

Documents entièrement divulgués

5

14 %

Documents divulgués en partie

16

43 %

Aucune communication (exclusions)

2

5 % 

Aucune communication (exemption)

0

0 %

Transmission

0

0 %

Demande impossible à traiterNote de bas de page 1

10

27 %

Abandon de la demande

0

0 %

Demande traitée de manière informelle

4

11 %

 

37

100 %

       
Prorogations des délais

Les délais ont été prolongés comme suit pour onze (11) demandes :

Nombre de jours

Nombre de demandes

30 jours ou moins

0

31 jours ou plus

11

Les délais ont été prorogés pour onze (11) demandes. Une (1) demande a été prorogée en raison de la nécessité d’effectuer des recherches dans un grand nombre de documents ou d’analyser un grand nombre de documents. Neuf (9) demandes ont été prorogées à cause de la nécessité de consulter d’autres organismes gouvernementaux et une (1) à cause de la nécessité de consulter des tierces parties.

Délais d’exécution

Délais d’exécution

Nombre de demandes

Pourcentage

30 jours ou moins

14

38 %

De 31 à 60 jours

14

38 %

De 61 à 120 jours

3

8 %

121 jours ou plus

6

16 %

 

37

100 %

13

3. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

La Politique d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est entrée en vigueur le 2 mai 2002. Elle vise à assurer aux Canadiennes et Canadiens que les principes de protection des renseignements personnels sont pris en compte lors de la conception, de la mise en œuvre et de l’évaluation des programmes et des services qui comportent des renseignements personnels. La politique exige que les programmes et les services présentant des risques possibles d’atteinte à la vie privée fassent l’objet d’une évaluation. Des évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée sont menées afin de déterminer si des préoccupations relatives à la protection des renseignements personnels justifient une évaluation complète. Durant l’exercice 2012-2013, aucune évaluation préliminaire ou complète des facteurs relatifs à la vie privée n’a été menée. 

4. Formation en matière de protection des renseignements personnels

CFC a créé plusieurs outils de formation et de référence et a commencé à donner des séances de formation aux membres de son effectif en novembre 2011.

Depuis, trente-huit (38) employées et employés, soit 49 % de l’effectif, ont participé aux séances. Treize (13) membres du personnel ont participé aux séances de formation offertes en 2012-2013.

5. Divulgation en vertu du paragraphe 8(2)

Sans objet.

6. Plaintes et enquêtes

Aucune plainte n'a été déposée auprès du Commissaire à la protection de la vie privée durant la période.

7. Appels devant les tribunaux

Aucun appel n'a été déposé.

Rapport statistique annuel en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Condition féminine Canada

Période visée par le rapport : 4/1/2012 au 3/31/2013

Partie 1 – Demandes en vertu de la LPRP
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 0
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0
Total 0
Fermées pendant la période visée par le rapport 0
Reportées à la prochaine période de rapport 0
Partie 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport
2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Total 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)a) 0
19(1)b) 0
19(1)c) 0
19(1)d) 0
19(1)e) 0
19(1)f) 0
20 0
21 0
22(1)a)(i) 0
22(1)a)(ii) 0
22(1)a)(iii) 0
22(1)b) 0
22(1)c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23a) 0
23b) 0
24a) 0
24b) 0
25 0
26 0
27 0
28 0
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1)a) 0
69(1)b) 0
69.1 0
70(1)a) 0
70(1)b) 0
70(1)c) 0
70(1)d) 0
70(1)e) 0
70(1)f) 0
70.1 0
2.4 Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Total 0 0 0
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 0 0 0
2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées

Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0
Tous exclus 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100
pages traitées
101 à 500
pages traitées
501 à 1 000
pages traitées
1 001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Total 0 0 0 0 0
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
2.6 Retards

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes

Nombre de demandes fermées en retard Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
0 0 0 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes
en retard où le délai
n'a pas été prorogé
Nombre de demandes
en retard où le délai
a été prorogé
Total
Total 0 0 0
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
Total 0 0 0
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Partie 3 – Communications en vertu du paragraphe 8(2)
Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Total
0 0 0
Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
  Nombre
Demandes de correction reçues 0
Demandes de correction acceptées 0
Demandes de correction refusées 0
Mentions annexées 0
Partie 5 – Prorogations
5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Total 0 0 0 0
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Total 0 0 0 0
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0
Partie 6 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes
6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de
pages à traiter
Autres organismes Nombre de
pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période de rapport 0 0 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Total 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Total 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Partie 7 – Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet
Nombre de jours Nombre de réponses reçues Nombre de réponses reçues après l'échéance
Total 0 0
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Plus de 365 jours 0 0
Partie 8 – Ressources liées à la LPRP
8.1 Coûts
Dépenses Montant
Total $0
Salaires $0
Heures supplémentaires $0
Biens et services $0
  • Marchés pour les EFRVP
$0  
  • Marchés de services professionnels
$0
  • Autres
$0
8.2 Ressources humaines
Ressources Voués à la LPRP
à temps plein
Voués à la LPRP
à temps partiel
Total
Total 2.00 1.00 3.00
Employés à temps plein 2.00 1.00 3.00
Employés à temps partiel et occasionnels 0.00 0.00 0.00
Employés régionaux 0.00 0.00 0.00
Experts-conseils et personnel d'agence 0.00 0.00 0.00
Étudiants 0.00 0.00 0.00

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

Impossible à traiter : Cette catégorie comprend les demandes faites en vertu d’une loi autre que la Loi sur l’accès à l’information ou la Loi sur la protection des renseignements personnels, les demandes qui ne renferment pas suffisamment de renseignements pour permettre de leur donner suite, les demandes d’accès à l’information qui ne relèvent pas de l’organisme et les demandes concernant des documents dont il n’existe aucune trace.

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