Rapport annuel au parlement 2015-2016 - Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnelsLoi sur la protection des renseignements personnels a été promulguée le 1er juillet 1983.

La Loi sur la protection des renseignements personnels accorde aux particulières et particuliers le droit d’accès aux renseignements qui les concernent. Elle protège également la vie privée en empêchant de tierces personnes d’avoir accès à ces renseignements personnels et donne aux particulières et particuliers un contrôle important sur la collecte et l’utilisation de tels renseignements.

L’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels exige que chaque institution gouvernementale rédige et soumette au Parlement un rapport annuel sur l’application interne de la Loi durant chaque exercice.

Le présent rapport décrit l’administration du programme de protection des renseignements personnels de Condition féminine Canada durant l’exercice 2015-2016.

Renseignements généraux

Condition féminine Canada

Condition féminine Canada (CFC) a pour mandat de « coordonner les politiques relatives à la situation de la femme et de gérer les programmes qui s’y rapportent ». Ce mandat est énoncé dans le décret en conseil 1976-779 et la Loi de 1976-1977 portant sur l’affectation de crédits.

La vision de CFC est celle d’un Canada où l’égalité entre les femmes et les hommes est une réalité dans tous les aspects de la vie.

La mission de l’organisme est d’œuvrer, comme chef de file et partenaire, à l’avancement de l’égalité entre les sexes et à une plus grande participation des femmes; par des conseils spécialisés, de faciliter l’intégration des considérations liées à l’égalité, de manière à permettre la formulation de politiques et de programmes optimaux pour l’ensemble de la population canadienne et de soutenir des interventions et des innovations qui mèneront à l’égalité partout au Canada.

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels relève de la directrice générale des Communications et des affaires publiques de CFC. Ce bureau coordonne toutes les activités de CFC, tant au bureau national que dans ses bureaux régionaux, qui sont liées aux lois sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignements personnels.

Activités de protection des renseignements personnels

La coordonnatrice de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de CFC veille, au nom de la ministre et de la chef d’organisme, à ce que CFC s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La coordonnatrice de l’AIPRP relève directement de la directrice générale des Communications et affaires publiques.

Les principales activités du Bureau de l’AIPRP de CFC sont les suivantes :

  • traiter les demandes d’information soumises en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  • élaborer des politiques, procédures et lignes directrices pour remplir les exigences de la Loi sur l’accès à l’information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des organismes centraux;
  • sensibiliser le personnel aux deux lois, pour garantir que toutes et tous comprennent leurs responsabilités;
  • veiller à ce que CFC se conforme aux deux lois et aux exigences des organismes centraux;
  • préparer les rapports annuels au Parlement;
  • coordonner l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée;
  • coordonner le règlement de toute plainte contre CFC déposée au Commissariat à l’information, en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, ou au Commissariat à la protection de la vie privée, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  • assurer la gestion centralisée des atteintes à la vie privée;
  • fournir de l’information et des conseils au personnel de CFC relativement aux questions d’AIPRP;
  • offrir un soutien et des recommandations à la chef d’organisme et au Comité exécutif;
  • aider CFC à respecter ses engagements en matière d’ouverture et de transparence, c'est-à-dire procéder à la divulgation proactive et communiquer l’information en ayant recours à des moyens informels.

Le traitement des demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels est centralisé au Bureau de l’AIPRP de CFC, à Gatineau (Québec). En 2015-2016, le Bureau employait 1,58 personne dans des postes équivalents temps plein.

Mise en œuvre des activités et questions administratives

Délégation des pouvoirs

Les dernières modifications apportées à l’arrêté de délégation de pouvoir remontent à juillet 2013. La coordonnatrice et chef d’organisme ainsi que la directrice générale des Communications et des affaires publiques disposent de tous les pouvoirs, tandis que la coordonnatrice de l’accès à l’information et de la protection des renseignements privés (AIPRP) a reçu de la ministre de la Condition féminine des pouvoirs partiels pour l’application des deux lois et la prise de décisions les concernant (l’annexe A décrit plus en détail les pouvoirs délégués).

Dépenses salariales et administratives

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels comptait 1,58 employée à temps plein, chargée de l’application des lois sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignements personnels, ainsi que de fonctions connexes.

Le montant alloué par l’organisme pour la coordination centrale des activités liées à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels s’élevait à 47 973,00 $ pour les dépenses salariales et à 1 000 $ pour les frais administratifs.

Salle de lecture

Au besoin, on peut avoir accès à une salle de lecture au bureau national de CFC. Si une salle de lecture s’avère nécessaire ailleurs, les bureaux régionaux de l’organisme feront le nécessaire.

Collecte des données

C’est à la coordonnatrice de l’AIPRP qu’il revient de coordonner toute nouvelle collecte de données entreprise par l’organisme. On s’assure ainsi que ces activités sont conformes à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, et que les nouveaux fichiers de renseignements personnels ou dossiers de programme nécessaires sont créés.

Annexe A

Arrêté de délégation

L’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels est une responsabilité déléguée aux hautes et hauts fonctionnaires de l’organisme par un arrêté de délégation signé par la ministre de la Condition féminine.

Pouvoirs, fonctions et attributions délégués en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Article ou paragr. Pouvoirs, fonctions et attributions Chef, Condition féminine Canada Coordonnatrice AIPRP
8(2(j) Communiquer des renseignements personnels à des fins de recherche X X
8(2)(m) Communiquer des renseignements personnels dans l'intérêt public ou celui de l'individu X
8(4) Conserver une copie des demandes reçues et des renseignements communiqués en vertu du paragraphe 8(2)(e) X X
8(5) Informer le Commissaire à la protection de la vie privée d'une communication en vertu de l'alinéa 8(2)(m) X X
9(1) Conserver un relevé des cas d'usage X X
9(4) Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée d'un usage compatible et modifier le Répertoire X X
10 Verser des renseignements dans des fichiers de renseignements personnels X X
14 Répondre dans les 30 jours à une demande de communication X X
15 Proroger le délai pour répondre à la demande de communication X X
17(2)(b) Juger s'il est nécessaire de traduire les renseignements demandés X X
18(2) Refuser de communiquer des renseignements personnels qui sont versés dans des fichiers inconsultables X X
19(1) Refuser la communication de renseignements qui ont été obtenus à titre confidentiel d'autres gouvernements X X
19(2) Communiquer des renseignements prévus au paragraphe 19(1) si l'autre gouvernement y consent ou les rend publics X X
20 Refuser de communiquer des renseignements dont la divulgation risque de porter préjudice à la conduite des affaires fédérales-provinciales X X
21 Refuser de communiquer des renseignements dont la divulgation risque de porter préjudice à la conduite des affaires internationales ou à la défense X X
22 Refuser de communiquer des renseignements préparés par un organisme d'enquête s'ils risquent de nuire à l'application d'une loi ou à la sécurité des établissements pénitentiaires X
23 Refuser de communiquer des renseignements préparés par un organisme d'enquête lors des enquêtes de sécurité X
24 Refuser de communiquer des renseignements obtenus par le Service canadien des pénitenciers, le Service national des libérations conditionnelles et la Commission nationale des libérations conditionnelles pendant que l'individu était sous le coup d'une condamnation si les dispositions de l'article sont satisfaites X
25 Refuser de communiquer des renseignements dont la divulgation risquerait de nuire à la sécurité des individus X
26 Refuser de communiquer des renseignements qui portent sur un autre individu et en refuser la communication si elle est interdite en vertu de l'article 8 X
27 Refuser de communiquer des renseignements protégés par le secret professionnel qui lie un avocat à son client X
28 Refuser la communication de renseignements sur l'état physique ou mental d'un individu dans les cas où la prise de connaissance par l'individu concerné des renseignements qui y figurent desservirait celui ci X X
31 Recevoir des avis d'enquête du Commissaire à la protection de la vie privée X X
33(2) Présenter des observations au Commissaire à la protection de la vie privée au cours d'une enquête X
35(1) Recevoir du Commissaire à la protection de la vie privée un rapport où il présente les conclusions de son enquête et donner avis des mesures prises X
35(4) Donner communication des renseignements au plaignant en vertu de l'alinéa 35(1)(b) X X
36(3) Recevoir du Commissaire à la protection de la vie privée un rapport où il présente ses conclusions au sujet d'une enquête sur un fichier inconsultable X X
37(3) Recevoir du Commissaire à la protection de la vie privée un rapport où il présente ses conclusions à la suite d'une vérification portant sur l'observation générale de la Loi X X
51(2(b)) Demander qu'une audition en vertu de l'article 51 ait lieu dans la région de la Capitale nationale X
51(3) Demander et obtenir le droit de présenter des arguments lors des auditions en vertu de l'article 51 X
72(1) Préparer le rapport annuel destiné au Parlement X X
77 Assumer les responsabilités attribuées au responsable de l'institution par règlement fait en vertu de l'article 77 qui ne sont pas incluses ci dessus X X

Partie II : Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

  1. Rapport statistique

    Le rapport statistique annuel pour l’exercice 2015-2016 figure à la fin de ce chapitre.

  2. Interprétation des statistiques

    Entre le 1er avril 2015 et le 31 mars 2016, CFC a reçu deux (2) demandes d’accès aux renseignements personnels.

  3. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

    La Politique d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est entrée en vigueur le 2 mai 2002. Elle vise à assurer aux Canadiennes et Canadiens que les principes de protection des renseignements personnels sont pris en compte durant la conception, la mise en œuvre et l’évaluation des programmes et des services qui comportent des renseignements personnels. La politique exige que les programmes et les services présentant des risques possibles d’atteinte à la vie privée fassent l’objet d’une évaluation. Des évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée sont menées afin de déterminer si des préoccupations relatives à la protection des renseignements personnels justifient une évaluation complète. Durant l’exercice 2015-2016, aucune évaluation préliminaire ou complète des facteurs relatifs à la vie privée n’a été menée.

  4. Formation en matière de protection des renseignements personnels

    Aucune activité de formation n’a officiellement été offerte durant la période; cependant, des conseils et avis ont été offerts au besoin.

  5. Divulgation en vertu du paragraphe 8(2)(m)

    Aucune divulgation n’a été faite en vertu du paragraphe 8(2)(m) au cours de la période visée par le rapport.

  6. Plaintes et enquêtes

    Aucune plaine n’a été déposée devant le commissaire à la protection de la vie privée durant l’exercice.

  7. Appels devant les tribunaux

    Aucun appel n’a été interjeté devant les tribunaux durant l’exercice.

  8. Temps de traitement

    Aucun rapport de suivi du temps de traitement n’a été requis durant l’exercice.

  9. Atteintes à la vie privée

    Aucune atteinte à la protection des renseignements personnels n'est survenue durant l’exercice.

Rapport statistique annuel

Du 1 er avril 2015 au 31 mars 2016

Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 2
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0
Total 2
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 2
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication Totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
aucun document n’existe 1 0 1 0 0 0 0 2
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni rejetée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 0 1 0 0 0 0 2
2.2 Exceptions
Articles Nombre de demandes Articles Nombre de demandes Articles Nombre de demandes
18(2) 0 22(1)(a)(i) 0 23(a) 0
19(1)(a) 0 22(1)(a)(ii) 0 23(b) 0
19(1)(b) 0 22(1)(a)(iii) 0 24(a) 0
19(1)(c) 0 22(1)(b) 0 24(b) 0
19(1)(d) 0 22(1)(c) 0 25 0
19(1)(e) 0 22(2) 0 26 0
19(1)(f) 0 22.1 0 27 0
20 0 22.2 0 28 0
21 0 22.3 0
2.3 Exclusions
Articles Nombre de demandes Articles Nombre de demandes Articles Nombre de demandes
69(1)(a) 0 70(1) 0 70(1)(d) 0
69(1)(b) 0 70(1)(a) 0 70(1)(e) 0
69.1 0 70(1)(b) 0 70(1)(f) 0
70(1)(c) 0 70.1 0
2.4 Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication Totale 0 0 0
Communication partielle 0 0 0
Total 0 0 0
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication Totale 0 0 0
Communication partielle 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0
Tous exclus 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0
Ni confirmée ni rejetée 0 0 0
Total 0 0 0
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 100 à 500 pages traitées 501 à 1000 pages traitées 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication Totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni rejetée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication Totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni rejetée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0
2.6 Retards
2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées en retard Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
0 0 0 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 1 0 1
16 à 60 jours 0 0 0
31 à 30 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 1 0 1
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 - Communications en verty des paragraphes 8(2)

Alinéa 8(2)(e) Alinéa 8(2)(m) Paragraphe 8(5) Total
0 0 0 0

Partie 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Partie 5 - Prorogations

5.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 15(a)(i) Entrave au fonctionnement 15(a)(ii) Consultation 15(b) Traduction ou conversion
Section 70 Autres
Communication Totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15(a)(i) Entrave au fonctionnement 15(a)(ii) Consultation 15(b) Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

Partie 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organismes
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organimes Nombre de page à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin des la période de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période de rapport 0 0 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7- Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées 100 à 500 pages traitées 501 à 1000 pages traitées 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées 100 à 500 pages traitées 501 à 1000 pages traitées 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 8 - Avis de plaintes et d’enquêtes reçus

Article 31 Article 33 Article 35 Mesure judiciaire Total
0 0 0 0 0

Partie 9 - Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉVFP)

Nombre d'ÉFVP terminées 0

Partie 10 - Ressources au sujet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires $47 973,00
Heures supplémentaires 0,00 $
Biens et services 1 000,00 $
  • Marchés pour les EFRVP
0,00 $
  • Marchés de services professionnels
0,00 $
  • Autres
1 000,00 $
Total 48 973,00 $
10.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 0,58
Employés à temps partiel et occasionnels 0,00
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d’agence 0,00
Étudiants 0,00
Total 0,58
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