Plan d'action de la direction
Vérification des mesures de contrôle de base en place à Condition féminine Canada

Opinion de Condition féminine Canada quant au rapport de vérification :

Après un examen minutieux des constatations et des recommandations du vérificateur, Condition féminine Canada (CFC) estime que la vérification a permis de déterminer les lacunes en matière de pratiques et de processus de documentation de l'organisme. On a adopté des mesures immédiates au sein de tous les secteurs faisant l'objet de recommandations.

Approbation du Plan d'action par l'entité vérifiée

Suzanne Clément
Coordonnatrice et chef d'organisme
Condition féminine Canada

Le 21 septembre 2011

Plan d'action de la direction
Recommandations Priorité Réponse et mesures prévues Responsabilités (poste à qui incombe la mesure) Échéancier
1. CFC devrait s'assurer que les délégataires suivent la formation obligatoire dispensée par l'École de la fonction publique du Canada (EFPC) avant d'exercer leurs pouvoirs financiers délégués, puis conservent la preuve de cette formation. Élevée Réponse :

CFC a toujours reconnu la nécessité de la formation préalable des délégataires tout comme celle de conserver la preuve de cette formation. Cela s'applique tant aux titulaires qu'aux intérimaires exerçant des pouvoirs délégués durant une période de quatre mois ou plus.

La situation qui nous préoccupe s'est produite en raison de renseignements inexacts. Ces renseignements nous ont portés à croire que la personne avait suivi une formation suffisante pour s'acquitter des fonctions intérimaires.

Directrice, Services intégrés  
Mesures prévues :
CFC a depuis longtemps une procédure pour garantir que les fonctionnaires nommés à la direction pour une période indéterminée ou pour un intérim de quatre mois ou plus suivent la formation nécessaire à l'EFPC. Les responsables des ressources humaines informent la ou le fonctionnaire dès sa nomination de la formation à suivre afin d'obtenir les pouvoirs de signature. La ou le fonctionnaire est avisé de son obligation de suivre et de réussir la formation dans les six mois suivant la date de sa nomination. La preuve de cette formation est conservée dans son dossier d'apprentissage.
La chef des Ressources humaines vérifie la conformité deux fois par année.
Achevé
Cette recommandation a été motivée par le fait qu'une personne n'a pas suivi la formation obligatoire pour un intérim de plus de quatre mois. Cette personne a déjà suivi à son poste d'attache la formation sur l'exercice des pouvoirs financiers délégués et travaille en finances depuis nombre d'années. L'EFPC a d'abord cru que cette formation était suffisante. Des discussions approfondies ont entraîné une modification du poste; ainsi, la personne suivra la formation requise en septembre. Achevé
2. CFC devrait s'assurer que les dépenses et les engagements individuels soient approuvés par une personne fondée de pouvoir, et ce, avant que les dépenses soient faites. Élevée Réponse :

CFC reconnaît qu'il faut veiller à ce que les dépenses et les engagements individuels soient préalablement approuvés par une personne dûment investie du pouvoir de ce faire.

Directrice, Services intégrés  
Mesures prévues :
La Direction des finances fournira un tableau personnalisé de délégation des pouvoirs à chaque gestionnaire délégataire. Ce tableau renfermera des explications détaillées, des notes complémentaires ainsi qu'une description des rôles et responsabilités. Octobre 2011
L'ensemble du personnel de la Direction des finances suivra une formation annuelle, axée sur les processus de vérification en place afin de garantir que toute la documentation pertinente est versée au dossier. L'analyste financière principale ou l'analyste financier principal procèdera à une vérification aléatoire des signatures et des pouvoirs délégués avant de faire approuver la vérification des comptes (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Septembre 2011 (L'analyste entreprendra la vérification aléatoire);
décembre 2011 (élaboration du matériel de formation) et
janvier 2012 (présentation de la formation)
Avant toute intervention de paye, l'Unité de rémunération veillera à ce que le dossier contienne une demande de services en personnel ou une lettre d'offre. Achevé

CFC élaborera trois manuels sur les procédures financières (un pour les délégataires, un pour leurs adjointes administratives ou adjoints administratifs et un autre pour le personnel des Finances) qui traiteront des éléments suivants :

  • les rôles et les responsabilités;
  • l'instrument de délégation de chaque délégataire et des explications complémentaires;
  • les exigences liées aux articles 32 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (p. ex., échéances et exigences de documentation);
  • les exigences concernant l'accueil, les voyages, les avances comptables et les cartes d'achat, les demandes de paiement et le contrôle des chèques;
  • des liens vers les politiques et les directives pertinentes du Conseil du Trésor;
  • les exceptions possibles et les procédures à suivre dans ces cas;
  • les conséquences de la dérogation;
  • un aide-mémoire personnalisé qui servira à chaque transaction.
Septembre 2012 (manuel achevé et approuvé)
On offrira une formation annuelle sur les procédures financières aux gestionnaires délégataires et à leur personnel de soutien. Une formation spéciale sera également donnée au besoin aux fonctionnaires nouvellement nommés. Mars 2012
3. CFC devrait s'assurer que la vérification des comptes est effectuée en temps opportun par une personne dûment autorisée. Haute Réponse :

CFC reconnaît qu'il faut veiller à ce que la vérification des comptes soit effectuée en temps opportun par une personne dûment autorisée.

Directrice, Services intégrés  
Mesures prévues :
Veuillez consulter les mesures prévues pour la deuxième recommandation. Consulter l'échéancier de la deuxième recommandation.
4. CFC devrait s'assurer que les paiements et le règlement des comptes soient effectués en temps utile. Haute Réponse :

CFC reconnaît qu'il faut veiller à ce que les paiements et le règlement des comptes soient effectués en temps utile.

Directrice, Services intégrés  
Mesures prévues :
La Direction des finances a mis en œuvre un système de suivi supplémentaire qui assure le traitement rapide des factures. Septembre 2011
Voir les manuels et la formation prévus pour la deuxième recommandation. Consulter l'échéancier de la deuxième recommandation.
5. CFC devrait s'assurer que les limites de crédit soient approuvées et à ce que les décisions à cet égard soient documentées. Moyenne Réponse :

CFC reconnaît qu'il faut veiller à ce que l'attribution d'une carte d'achat soit recommandée par la ou le gestionnaire du centre de responsabilité, ce qui inclut l'établissement ou la modification de la limite de crédit. CFC reconnaît également que les décisions à cet effet doivent être documentées et consignées dans le dossier approprié.

Directrice, Services intégrés  
Mesures prévues :
La vérification a révélé qu'avant 2008, les autorisations ne figuraient pas au dossier. On a mis en œuvre des procédures, et toutes les autorisations depuis 2008 sont consignées.  
La Direction des finances demandera aux gestionnaires de centre de responsabilité de valider par écrit les ententes existantes afin d'assurer que tous les dossiers sont bien complets. Octobre 2011
Voir les manuels et la formation prévus pour la deuxième recommandation. Consulter l'échéancier de la deuxième recommandation.
6. CFC devrait élaborer des procédures administratives, notamment des listes de vérification, et conserver la documentation pour s'assurer que :
  • l'énoncé des travaux est établi avant d'attribuer un marché;
  • une justification est donnée et consignée au dossier en cas de marché non concurrentiel;
  • le dossier des marchés non concurrentiels renferme la preuve qu'on a analysé le rapport qualité-prix;
  • les droits de propriété intellectuelle sont pris en compte;
  • les contrats sont dressés avant la réception des biens et des services;
  • les modifications aux marchés sont bien justifiées et documentées;
  • les modifications contractuelles sont adoptées avant la date d'expiration des marchés.
Élevée Réponse :

CFC reconnaît qu'avant d'attribuer un marché à fournisseur unique, il faut produire un énoncé des travaux, justifier l'utilisation d'un processus non concurrentiel et examiner le rapport qualité-prix.

Les questions cernées à cette partie de la recommandation concernaient des contrats de faible valeur (de moins de 5 000 $). Vu l'augmentation constante de la charge de travail et les ressources limitées de l'organisme, la haute direction n'exige pas de justification et d'analyse du rapport qualité-prix, jugeant qu'elles ne représentent pas une utilisation efficace des ressources.

CFC reconnaît qu'une clause sur la propriété intellectuelle doit figurer dans les contrats assujettis aux droits de propriété intellectuelle.

CFC reconnaît aussi que les contrats doivent être dressés avant la réception des biens et des services. CFC reconnaît également que toute modification à un marché doit se faire avant l'expiration du marché, être justifiée par écrit et être consignée au dossier.

Directrice, Services intégrés  
Mesures prévues :
La Direction des finances s'assurera que, pour tout marché à fournisseur unique, on prépare au préalable un énoncé des travaux, une justification et une analyse du rapport qualité-prix. Une justification et une analyse normalisées seront utilisées pour les achats de faible valeur (de moins de 5 000 $). Achevé
On utilisera un contrat type pour tous les contrats qui sont assujettis aux droits de propriété intellectuelle, peu importe leur valeur. Ce contrat comporte une clause qui traite des droits de propriété intellectuelle du gouvernement du Canada. Octobre 2011
La directrice des Services intégrés examinera à court terme tous les nouveaux marchés pour garantir l'utilisation du gabarit de contrat adéquat et formera le personnel des Finances afin qu'il surveille les gabarits utilisés à l'avenir. Achevé

CFC élaborera un manuel des procédures pour les achats et contrats, qui sera utilisé de concert avec la liste existante de vérification des marchés et couvrira les points suivants :

  • les rôles et les responsabilités (y compris les exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques);
  • les limites contractuelles de CFC;
  • le choix de la procédure contractuelle (c.-à-d. les méthodes disponibles, les instruments obligatoires et optionnels);
  • la Politique sur les marchés du Secrétariat du Conseil du Trésor;
  • une liste de vérification pour tous les types de marchés (qui traite notamment de l'énoncé des travaux, de la justification et de l'analyse du rapport qualité-prix);
  • les pouvoirs délégués (les limites du pouvoir de dépense et les critères relatifs au moment choisi);
  • les règles de modification (moment choisi et justification).
Décembre 2012
(élaboré et approuvé)
Une formation annuelle sur les procédures relatives aux achats et contrats sera conçue et offerte aux délégataires et à leur personnel de soutien. De la formation sera également donnée au besoin aux fonctionnaires nouvellement entrés en fonction. Mars 2012
7. CFC devrait s'assurer que les demandes de déplacement autorisées après coup soient justifiées et consignées. Haute Réponse :

CFC reconnaît que les déplacements gouvernementaux doivent être autorisés par écrit à l'avance. Dans des cas particuliers, la ou le gestionnaire peut autoriser les déplacements après coup, à condition qu'elle ou il verse une justification écrite dans le dossier de la voyageuse ou du voyageur.

Directrice, Services intégrés  
Mesures prévues :
La Direction des finances s'assurera que les demandes d'avance de voyage autorisées après coup et demandes de remboursement de frais de déplacement soient justifiées. Septembre 2011
Voir les manuels et la formation prévus pour la deuxième recommandation. Consulter l'échéancier de la deuxième recommandation.
8. CFC devrait élaborer des procédures administratives et conserver la documentation pertinente afin de garantir que les frais d'hébergement ne dépassent pas les maximums quotidiens approuvés par le gouvernement et que toute dérogation à ces maximums soit justifiée et cette justification, versée au dossier. Élevée Réponse :

CFC reconnaît qu'il faut se servir du répertoire gouvernemental des hôtels comme guide au moment de déterminer le coût, l'emplacement et le type d'hébergement et, le cas échéant, justifier le choix d'un hôtel qui ne figure pas au répertoire.

Directrice, Services intégrés  
Mesures prévues :
La Direction des finances s'assurera qu'une justification est jointe aux demandes d'avance de voyage et/ou aux demandes de remboursement des frais de déplacement dans les cas où la voyageuse ou le voyageur n'a pas eu recours à un établissement de la liste des fournisseurs d'hébergement préautorisés. Septembre 2011
Voir les manuels et la formation prévus pour la deuxième recommandation. Consulter l'échéancier de la deuxième recommandation.
9. CFC devrait prendre les mesures nécessaires pour s'assurer que toutes les demandes de congé soient préalablement autorisées par écrit. Basse Réponse :

CFC reconnaît que toutes les demandes de congé, à l'exception des congés en raison d'une maladie imprévue, doivent être autorisées par écrit au préalable.

Directrice, Services intégrés  
Mesures prévues :
La conseillère ou le conseiller en rémunération vérifiera que les demandes de congé sont conformes et obtiendra les justifications requises lorsqu'il y a lieu. Achevé
10. CFC devrait s'assurer que les formalités de départ sont respectées. Basse Réponse :

CFC reconnaît que tous les membres du personnel qui quittent l'organisme doivent soumettre un rapport de départ signé afin de certifier que toutes les sommes dues à la Couronne ont été remboursées et que tout le matériel a été rendu avant leur départ.

Directrice, Services intégrés  
Mesures prévues :
La conseillère ou le conseiller en rémunération traitera la dernière paye des personnes qui quittent l'organisme seulement après avoir obtenu de la Direction des finances un avis écrit confirmant que le formulaire de départ a bien été reçu. Achevé
La dirigeante principale des finances ou le dirigeant principal des finances, ainsi que le service des ressources humaines établira des formalités de départ pour la direction et les membres du personnel. Cette procédure décrira le formulaire de départ actuel, les signatures nécessaires et les conséquences de ne pas remplir le formulaire avant le départ. Mars 2012